วิธีทำ Checklist หรือ To do list ฉบับมนุษย์เงินเดือนงานเยอะ
สำหรับมนูาย์เงินเดือน มนุษย์ฟรีแลนซ์ หรือมนุษย์รักการทำงาน การทำงานเป็นจำนวนเยอะๆ ถือเป็นเรื่องปกติของวัยทำงาน แต่การทำงานเยอะ ในจำนวนที่เยอะมากๆ อาจทำให้เราตกหล่นงานบางชิ้นไปได้ และอาจนำมาสู่การทำงานผิดพลาดได้ เพราะฉะนั้นวันนี้เราเลยมีเทคนิคมาแชร์กับการทำ Checklist หรือ To do list ที่จะช่วยให้คุณจัดแผนการทำงาน และทำให้การทำงานมีประสิทธิภาพมาฝาก
5 เทคนิคทำ Checklist หรือ To do list ให้มีประสิทธิภาพ
1. จัดอันดับความสำคัญงาน
เมื่อทราบจำนวนงานที่ต้องทำอยู่แล้ว เราควรจัดกลุ่มงานที่สำคัญและต้องทำเป็นอันดับแรก อย่างแรกคือต้องจัดอันดับ 5 งานที่สำคัญที่ต้องดำเนินการก่อน ถึงแม้ว่าจะมีงานอื่นๆ ที่ต้องทำมากกว่า 5 อย่าง แต่เราควรให้ความสำคัญกับงานที่มีความเร่งด่วนหรือตามกำหนด เพื่อให้สามารถเรียบเรียงลำดับและดำเนินการกับงานเหล่านี้ให้เสร็จสิ้นตามเวลาที่กำหนด การจัดลำดับ 5 งานสำคัญนี้จะช่วยให้เราไม่สับสนและรู้ว่างานใดควรทำก่อนหรือท้ายสุด
2. สูตร 1-3-5
วิธีนี้เป็นการกำหนดลำดับสิ่งที่สำคัญที่สุดให้เป็นอันดับแรก ส่วนตัวเลข 3 หมายถึงงานอื่นๆ ที่สำคัญรองลงมาอีก 3 อย่าง และเลข 5 หมายถึงรายการงานอื่นๆ อีก 5 ชิ้นที่มีความสำคัญถัดลงมา อย่างไรก็ตาม ข้อควรระวังในการใช้เทคนิคนี้คือการจัดการเวลา เนื่องจากงานในอันดับที่ 1 จะมีความสำคัญมากที่สุดและอาจต้องใช้เวลาในการดำเนินงานมากกว่างานที่สำคัญรองลงมา
3. กำหนดเดดไลน์ให้กับทุกงาน
ส่วนใหญ่แล้ว งานที่ได้รับมอบหมายจะมีกำหนดวันส่งงานอยู่แล้ว แต่บางครั้งก็อาจมีงานที่ไม่มีกำหนดเวลาเฉพาะเจาะจง ดังนั้น เราสามารถพูดคุยกับหัวหน้าหรือฝ่ายที่เกี่ยวข้องเพื่อความชัดเจนในการกำหนดเวลาส่งงาน หากไม่ได้รับคำตอบที่แน่ชัด คุณอาจกำหนดวันส่งงานเป็นแบบโดยประมาณเองก่อน โดยเป็นการช่วยให้คุณจัดลำดับความสำคัญของงานแต่ละอย่างได้ง่ายขึ้น โดยนำวันที่ส่งงานมาสร้างรายการ “To-do list” และเรียงลำดับการทำงานตามเงื่อนไขเวลาที่กำหนด
4. กำหนด Points of Action
นอกเหนือจากการนำเทคนิคด้านบนมาใช้ในการสร้างรายการ “To-do list” แล้ว เรายังสามารถใช้เทคนิคอื่นเพิ่มเติมเพื่อทำให้รายการนั้นมีรายละเอียดมากขึ้น หนึ่งในนั้นคือการกำหนด “Points of Action” ซึ่งเป็นการเพิ่มขั้นตอนการทำงานที่เฉพาะเจาะจงลงไปในรูปแบบของ Bullet
5. ใช้ตาราง Eisenhower Box
เทคนิคการสร้างรายการ “To-do list” อีกหนึ่งวิธีที่มีคนหลายคนนิยมใช้คือการใช้ตาราง Eisenhower Box หรือตารางที่แบ่งเป็น 4 ช่อง เพื่อช่วยในการจัดลำดับความสำคัญของงานต่าง ๆ เพื่อให้รู้ว่างานนั้นมีความเร่งด่วนหรือไม่ ตารางช่องด้านบนซ้ายจะเป็นรายการงานที่สำคัญและเร่งด่วน ตามด้วยช่องด้านบนขวาที่เป็นงานสำคัญแต่ไม่เร่งด่วน และตามด้วยช่องด้านล่างซ้ายที่เป็นงานเร่งด่วนแต่ไม่สำคัญ และตารางช่องด้านล่างขวาที่เป็นงานที่ไม่สำคัญและไม่เร่งด่วน นั่นเอง